Project Management Basics

Maandagmorgen. Tijdens het weekend heb je een overdosis inspiratie gekregen en heb je beslist om enkele van deze nieuwe ideeën verder uit te werken en te concretiseren. Een handig projectplan opstellen betekent dan een hele tijdswinst.  Maar waar begin je? Geen paniek! Je hoeft niet alle basisprincipes van projectmanagement te kennen om een succesvol projectplan uit te voeren. Volg deze zes stappen om een projectmanagementplan op te stellen en zet je ideeën om in uitvoerbare projecten.

1. Bepaal de scope van je project en bespreek deze met alle belanghebbenden.
2. Bepaal je doel & stel prioriteiten
3. Definieer de te leveren prestaties
4. Stel de projectplanning samen
5. Identificeer problemen en maak een risicoanalyse.
6. Deel je projectplan met alle belanghebbenden en leg verantwoordelijkheden vast

Stap 1: Bepaal de scope van je project en bespreek deze met alle belanghebbenden.

• Leg de basislijnen van je project vast. Beschrijf heel duidelijk het doel, de omvang, het budget en de tijdslijn van het project. Vergeet hierbij zeker ook niet de risico’s in kaart te brengen en bepaal je marketing & communicatieplan. Vat alle elementen samen in een Scope Statement document.
• Bespreek dit document met de projectsponsors en de belangrijkste belanghebbenden. Zo leg je alle grote lijnen van je project van bij de start vast en ben je er zeker van dat je project overeenstemt met hun behoeften en verwachtingen. Goede afspraken maken immers goede vrienden. Hier is een Scope Statement Template om u op weg te helpen.
• Een belanghebbende of ‘stakeholder’ is iedereen die de gevolgen ondervindt van de resultaten van je projectplan. Dat geldt ook voor je klanten en eindgebruikers. Zorg ervoor dat je alle stakeholders identificeert en hun belangen in gedachten houdt bij het opstellen van je projectplan.

Tip: Door gerichte vragen te stellen (wie, wat, waar, wanneer, hoe en waarom) kijk je automatisch verder dan de aangegeven behoeften van de belanghebbenden. Zo kan je ook de onderliggende gewenste voordelen identificeren. Deze voordelen zijn de doelstellingen van je project moet opleveren.

Stap 2: Bepaal je doel & stel prioriteiten

Zodra je een lijst van de behoeften van de belanghebbenden hebt, kan je de specifieke projectdoelstellingen vastleggen. Het doel van je project beschrijft immers de ‘waarom’ en de voordelen die je hoopt te bereiken.

Tip: "Maar alles is belangrijk". Heb je problemen met het bepalen van de juiste prioriteiten? Begin dan met het rangschikken van doelstellingen op basis van urgentie en belang.

Stap 3: Definieer de te leveren prestaties

• Identificeer de te leveren prestaties en omschrijf in een planning alle taken en activiteiten die nodig zijn om de doelstellingen van het project te bereiken. Wat zijn de specifieke resultaten die je verwacht?
• Schat hierbij telkens in hoeveel tijd het zal duren voordat elke taak of activiteit uitgevoerd zal zijn. Vul deze zeker aan in je projectplan. Zo kan het zijn dat verschillende taken of activiteiten parallel kunnen of mogen uitgevoerd worden om tijd te besparen.

Tip: Stel duidelijke mijlpalen vast voor essentiële deadlines en deliverables. Zo ben je in staat om de voortgang van je project te volgen, kan je ervoor te zorgen dat alle taken op tijd afgerond worden en dat iedereen tevreden is.

Stap 4: Stel de Projectplanning samen

• Kijk naar elk essentiële stap van je project en definieer de reeks taken die moeten worden uitgevoerd om elk onderdeel te voltooien. Bepaal voor elke taak de hoeveelheid tijd deze zal kosten, bepaal hoeveel budget er nodig is, welke middelen er ingezet moeten worden. Vergeet zeker niet te vermelden wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de verschillende taken.
• Is het succes van je project afhankelijk van externe factoren? Zorg dat je ze op voorhand identificeert en alle eventuele afhankelijkheden in kaart brengt. Moet je bepaalde taken voltooien voordat andere kunnen beginnen? Breng alle deliverables, afhankelijkheden en mijlpalen in in vb. een Gantt-diagram. Je vindt heel wat gratis tools online.

Tip: betrek het ganse team bij het planningsproces. De mensen die het werk effectief uitvoeren,  hebben meestal een goed zicht op hoe taken uitgevoerd kunnen worden, hoe lang ze duren en wie de beste persoon is om ze aan te pakken. Maak gebruik van hun kennis! Zorg ervoor dat iedereen akkoord gaat met de voorgestelde planning, activiteiten en verwachtte resultaten van het project.

Stap 5: Identificeer problemen en maak een risicoanalyse.

Geen enkel project is zonder risico’s. Je vingers kruisen en hopen op het beste, draait meestal verkeerd uit. Zijn er problemen die je van tevoren kent en die een invloed hebben op het projectplanningsproces? Heeft een belangrijk teamlid een vakantie gepland? Welke onvoorziene omstandigheden kunnen tot haperingen leiden? Denk aan feestdagen, nabestelde onderdelen of drukke seizoenen….

Bij het ontwikkelen van een projectplan weet je best op voorhand hoe je de risico's in een project kan beheersen. Denk na over de stappen die je moet nemen om bepaalde risico's te voorkomen of tracht de negatieve gevolgen te beperken.

Tip: ‘Nip it in the but’…anders gezegd, pak risicovolle zaken in een vroeg stadium van uw project aan. Of voorzie zeker altijd een kleine "tijdbuffer" rond de taak. Zo blijft je project op koers in het geval van een vertraging. Voor grote projecten is een risico-evaluatie en een risicomanagementstrategie zeker geen overbodige luxe.

Stap 6: Deel je projectplan met alle belanghebbenden en leg verantwoordelijkheden vast

• Leg uit hoe je plan inspeelt op de verwachtingen van de belanghebbenden en presenteer je oplossingen voor eventuele conflicten. Zorg ervoor dat je presentatie niet eenzijdig is. Voer in plaats daarvan een open discussie met belanghebbenden.
• Bepaal vervolgens de rollen en verantwoordelijkheden.  Wie moet welke rapporten zien en hoe vaak? Welke beslissingen moeten worden goedgekeurd en door wie?
• Maak je projectplan toegankelijk voor alle belanghebbenden, zodat ze je niet hoeven te achtervolgen voor eenvoudige updates. Door alle gegevens van het projectplan op één locatie te bewaren, zoals een samenwerkingstool, is het eenvoudig om de voortgang te volgen, updates te delen en bewerkingen uit te voeren zonder je agenda te vullen met vergaderingen.
• Communiceer duidelijk. Zorg ervoor dat belanghebbenden precies weten wat er van hen wordt verwacht en welke acties ze moeten ondernemen. Hou er rekening dat als het voor jou duidelijk is, dit wil nog niet zeggen dat het voor iedereen duidelijk is!

Tip: Als je plan of planning niet overeenstemt met de oorspronkelijke verwachtingen van de belanghebbenden, communiceer dat zo snel mogelijk om vervelende verrassingen of gespannen gesprekken achteraf te vermijden.

Vertel belanghebbenden niet dat hun verwachting of verzoek onrealistisch is, maar vertel hen wat er nodig is om het te laten gebeuren, inclusief hoeveel tijd, geld of mankracht. Laat hen beslissen of het de moeite waard is om de extra middelen te besteden. De juiste toon zetten in de kick-offmeeting kan je project maken of breken.

Gefeliciteerd, je hebt je projectplan afgerond!

Ga aan de slag, nu kan het echte werk beginnen.

Bron: Project Management Basics: 6 Steps to a Foolproof Project Plan  By Emily Bonnie, July 3, 2018